Форма запиту. Стаття 19 Закону про доступ до публічної інформації передбачає різні форми запиту в контексті фізичних носіїв інформації (усна й письмова) та різні форми надсилання запиту розпорядникові (звичайною поштою, електронкою, телефоном, факсом).

Як бачимо, закон дає різні можливості запитати інформацію, і їх треба гнучко використовувати під конкретні потреби.

Якщо запит стосується важливого для вас питання або в його задоволенні ймовірно відмовлять, його однозначно слід викласти на папері й мати докази, що розпорядник отримав цей запит (щоб мати докази отримання саме такої відповіді при потребі оскаржити відмову й домогтися надання інформації).

Цього можна досягти двома шляхами:

по-перше, надіславши запит поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладеного в конверт (описуючи вкладений запит, необхідно точно сформулювати, щодо чого саме запит надсилається);

по-друге, подати запит до розпорядника інформації безпосередньо, залишивши собі його копію, на якій працівником розпорядника проставляється штамп із його найменуванням, датою, підписом посадовця.

Подавати запити телефоном, електронною поштою, факсом доцільно, якщо інформацію треба отримати оперативно, з нескладних питань. Особливістю цих способів надсилання інформаційних запитів є те, що в запитувача немає достатнього документального підтвердження отримання запиту розпорядником (наприклад, для суду), а також існує велика ймовірність, що відповідь буде надано в тій же формі (наприклад, усно), що ускладнить оскарження, якщо вона не задовольнятиме запитувача.

Закон передбачає довільне оформлення запиту, але розпорядники повинні затвердити типові форми запитів до себе – для спрощення їх подання. Адже тоді одразу можна заповнювати готові форми.

Зміст запиту. Частина 5 статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації» передбачає, що за змістом в інформаційному запиті має міститися:

1) ім’я (ПІБ) або найменування запитувача, його поштова адреса або адреса електронної пошти, а також номер телефону, якщо такий є; 

2) загальний опис інформації або вид, назва, реквізити чи зміст (загальний опис змісту) документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо (опис має бути хоч і загальним, але водночас містити деталі, за якими можна буде визначити, що саме запитується);

3) підпис і дата за умови подання запиту в письмовій формі (в т. ч. факсом).

Адресувати запит слід розпоряднику, який є юридичною особою, тобто повноцінним суб’єктом права (зможе бути відповідачем у суді тощо). Не варто адресувати запит структурному підрозділу або посадовій особі (керівникові), оскільки вони не є повноцінними суб’єктами відносин щодо доступу до інформації, тож можуть відмовитися розглядати запит або їхні діяння буде складно оскаржити.

Не варто об’єднувати в одному запиті більше п’яти питань, оскільки це може призвести до продовження строку його розгляду до 20 робочих днів і зменшить імовірність надання розгорнутої відповіді з кожного питання.

Від кого краще подавати запити. Рекомендуємо подавати запити від свого імені як від фізичної особи, оскільки це дозволяє уникнути низки формальних зачіпок; законодавство України не забороняє запитувачу використовувати отриману на запит інформацію будь-яким чином, зокрема передавати іншим особам, наприклад своєму роботодавцю. Річ у тім, що запит від юридичної особи має бути підписано її працівником, який має повноваження представляти юрособу у відносинах з іншими суб’єктами.

Звісно, в пересічного журналіста таких повноважень зазвичай немає, та й навіть головний редактор не завжди є керівником юрособи, який може представляти її без довіреності.

Крім того, інколи чиновники вважають, що вихідний документ від юрособи повинен мати низку реквізитів: його має бути складено на бланку, затверджено печаткою й він має містити вихідний номер. Закон про доступ цього не вимагає, та в чиновників нерідко виникають підозри щодо реальності існування юридичних осіб, від яких надходять документи без указаних реквізитів.

Надсилаючи запит, окремо слід подумати над важливим питанням: чи вказувати, що запит подано журналістом? Закон про доступ до публічної інформації не дає журналісту переваг в отриманні інформації перед іншими громадянами та юрособами. Сприйняття журналістів і ЗМІ в чиновників не завжди однозначно позитивне. Тим більше, якщо чиновнику є що приховувати: тоді він намагатиметься дати журналісту (який може поширити інформацію) якомога менше даних.

З іншого боку, якщо розпорядник інформації демонструє відкритість до преси, вказування в запиті, що його подано журналістом, може сприяти швидшому наданню відповіді, налагодженню неформального обміну інформацією. Тому питання, чи вказувати в запиті свій журналістський статус, слід вирішувати індивідуально в кожному конкретному випадку.

Нижче наводимо зразок типового запиту на інформацію, розробленого в громадській організації «Інститут масової інформації». У подальших публікаціях серії «Інструкція для журналіста» розповімо, зокрема, про те, як оскаржувати порушення права на доступ до інформації.

_______________________________________

(назва розпорядника інформації)

від__________________________________

           (прізвище, ім’я, по батькові або найменування запитувача)  

ІНФОРМАЦІЙНИЙ ЗАПИТ

На підставі статей 1, 13, 19, 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації» від 13 січня 2011 року, які надають право звертатись із запитами до розпорядників інформації щодо надання публічної інформації, прошу надати наступну інформацію (наступні документи):

1)________________________________________________________________________;

(опис інформації або вид, назва, реквізити чи зміст документа, якщо вони відомі)

2)________________________________________________________________________...

 Обґрунтування того, що шкода від розповсюдження такої інформації буде меншою за суспільний інтерес (потребу) в її розповсюдженні (доведення незаконності обмежувати доступ до запитуваної інформації/документів на підставі ч. 2 ст. 6 згаданого Закону): _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. [включається в текст запиту, якщо відомо або є вагомі підстави вважати, що запитувана інформація/документи мають обмежений доступ]

 Відповідь прошу надіслати за наступною адресою: _______________________. 

 [ДАТА]

 [ПІДПИС] /           /

Інформацію подано в рамках проекту «Інформаційний супровід Закону “Про доступ до публічної інформації”»