Весь цивілізований світ давно відмовився від морально застарілої, громіздкої і безглуздої, як валіза без ручки, паперової системи документообігу. У нашій країні вона продовжує існувати, але, судячи з останніх тенденцій, тривати таке існування буде недовго.

Державний комітет інформатизації України розробив проект наказу, в якому викладені обов'язкові вимоги до електронних повідомлень систем автоматизації документообігу. Простіше кажучи ‑ нарешті будуть прийняті стандарти, якими зможуть користуватися всі учасники системи майбутнього електронного документообігу країни.

У проекті визначені технічні специфікації, що встановлюють формат, склад і зміст електронних повідомлень, які фактично є «електронним конвертом» для передачі документів.

Приклади для наслідування

У Європі і США багато років працює електронна система обігу документів. Україні, яка прагне до Євросоюзу, також без цього не обійтися. Подібна система дозволяє звільнити масу дорогоцінного часу, який працівники різних установ витрачають на зволікання з паперами.

Так, за інформацією Госкомінформнауки, на пошук і очікування необхідних документів у середньому «витікає» близько 30% робочого часу. На затвердження паперів у керівництва витрачається в середньому 20% робочого дня. І, так би мовити, на десерт, ще одна цифра: 6% усіх документів при проходженні з однієї установи до іншої безслідно зникають.

Крім цього, держава витрачає мільйони гривень на утримання «писарів», що перекладають папірці, на забезпечення їх необхідною кількістю канцтоварів, принтерів і копірів. Прийшов час модернізувати процес і нарешті відмовитися від архаїчного документального крутійства. Система електронного документообігу полегшить життя і пересічним громадянам, якщо комусь знадобиться той чи інший документ. Головна умова впровадження такої системи ‑ використання цифрового підпису, який є запорукою юридичної значимості документа.

Звичайно, над цим ще потрібно довго й наполегливо працювати, але тут абсолютно нічого неможливого або фантастичного немає. Це лише один із кроків до створення в державі єдиного інформпростору, який дозволить мати прозору систему обороту паперів і надасть умови для колективної роботи над різними документами.

Що потрібно зробити

Для того щоб система електронного документообігу в Україні запрацювала, треба зробити ще ряд важливих дій. Насамперед необхідно оновити відповідну нормативну базу (як бачимо, перша ластівка вже є), яка дозволить оперативно провести організаційно-технічні заходи. Також на основі міжнародної стандартизації у цій галузі розробити технічний регламент електронного документообігу. Важливо надати юридичну силу електронним паперам, використовуючи електронний цифровий підпис. Останній у нас використовується вкрай рідко, незважаючи на існування відповідного закону України.

Попереду ще опрацювання проблем адаптації існуючих систем електронного документообігу і безперебійного проходження паперів між державними органами й відомствами, де функціонують різні системи документообігу.

Перехід на єдині вимоги до формату електронної взаємодії заощадить і час, і кошти. Головне, що обмін інформацією між різними органами виконавчої влади здійснюватиметься «без посередників» ‑ тобто, система буде створена так, що скасується загальний вузол, так би мовити, перевалочний пункт, де документи можуть затриматися або загубитися.

ДССЗЗІУ‑проти

Дивно, але у такої життєздатної системи знайшлися супротивники. Зокрема Державна служба спеціального зв'язку та захисту інформації України (ДССЗЗІУ). Натомість ця організація пропонує запровадити в Україні MoReq2 ‑ рекомендації Євросоюзу для електронного обігу документів, які зараз активно обговорюються, адже там є чимало суперечливих моментів. Фахівці стверджують, що спроби уніфікувати вимоги до всіх видів електронної взаємодії призвели до серйозного ускладнення процесу їх упровадження. Претензії ІТ-спеціалістів переконали творців MoReq2 провести його модернізацію в напрямку спрощення і розумної достатності.

Нова версія рекомендацій Євросоюзу під назвою MoReq 2010 повинна з'явитися в кінці поточного року. Робота над його адаптацією до української нормативної бази триватиме в кращому разі рік, а з огляду на нашу оперативність, і всі три.

Чи варто розробникам СЕД«мучитися» з рекомендаціями, яким жити залишилося кілька місяців? Або має сенс застосувати рішення Госкомінформнауки для того, щоб уже сьогодні організувати електронну взаємодію на основі рекомендацій MoReq1. До речі, подібний шлях обрала Російська Федерація, у якої набагато більший технологічний потенціал.

Окремого обговорення потребує і пропозиція ДССЗЗІУ використовувати «хмарні технології» Microsoft в якості єдиного підходу до створення систем електронного документообігу. На такий крок не зважилася жодна держава у світі. Або там по-іншому гроші рахують, або ми просто розумніші за всіх інших?

Ігнорування сформованих роками принципів побудови систем документаційного забезпечення управління, вимог Держкомархіву, досвіду професійних розробників, а також побажань користувачів веде до того, що уже на початку ініціатива ДССЗЗІУ приречена. Прикро, що в наш досить непростий час деякі державні мужі можуть із легкістю приймати рішення щодо проведення таких дорогих експериментів.

Влад Хоменко

Джерело: http://www.from-ua.com/technology/2d0882177f67e.html

Фото: http://meta-delo.blogspot.com/2008/08/electronnyi-dokumentooborot.html