1. Використовуйте найякісніші поштові системи. Можливо, вам дорога як пам’ять ваша адреса pavlo@journalist.com, але там мало місця; mail.ru  та її побратими bk.ru тощо сприймаються більшістю серверів як спам; українські адреси – це патріотично, проте до юзабіліті ґуґла їм як нашому ВВП до американського. Mail.ru легко зламати, українські сервіси допускали  випадки втрати всіх повідомлень, тож найкращим варіантом буде або локальний поштовий сервіс з інтерфейсом Outlook, The Bat! тощо, або Gmail.

Найсоліднішою виглядатиме поштова адреса, в якій після собачки йде назва сайту вашої компанії, далі йде gmail.com, непоганою безкоштовною поштою є також gmx.com. Вибір редакції МГ – Gmail.

2. Зробіть собі одну адресу для роботи, другу – для особистого листування. Корпоративна адреса втрачається зі звільненням, а писати на особистих візитках щось типу [юзернейм на лепрі]@gala.net – моветон. До того ж, якщо ви багато часу проводите в інтернеті, будете губити важливі листи серед розсилок та повідомлень про коменти.

4. Сортуйте пошту за папками (labels у gmail). Варто виділити в окремі каталоги пошту від найвищого начальства, від безпосереднього керівництва, друзів (якщо ви не розділили робочу та приватну адреси згідно з попередньою порадою), прес-служб та інших важливих адресантів по роботі. У разі, якщо на ваш мейл приходить редирект із загальної розсилки основної скриньки організації, там буде багато спаму, який навіть Gmail не зможе відфільтрувати. Доведеться вручну робити фільтри, але цей витрачений час окупається – у Вхідні потрапляє якраз стільки листів, щоб устигати їх продивлятися.

5. Зробіть собі ввічливий та інформативний підпис, що автоматично додається до листа. Наприклад: «Щиро, Микола Петренко, редактор, www.mediaosvita.com.ua, +380 33 122 34 55». Зекономите час на набір імені щоразу і дасте корисний контакт. Можна додати й автоматичне привітання на початку (але не «Доброго часу доби», це багатьох дратує).

6.   Встановіть мобільний клієнт для робочої пошти на свій смартфон. Веб-інтерфейс дає урізаний функціонал і не підтримує повідомлення про нові листи у реальному часі. З iPhone, HTC та рештою моделей на Android та Windows Mobile у вас не має виникнути проблем. Зручно встановити інтервал оновлення раз на годину в неробочий час і раз на три – у вихідні.

7. Виділіть собі у вихідний годину і відпишіться від непотрібних розсилок – заощадите дорогоцінний час протягом роботи та нерви.

8. Синхронізуйте з поштовим сервісом контакти в телефоні. Робіть це регулярно, бо телефон можна загубити в будь-який день, а відновлювати їх вручну дуже марудно.

«Медіаграмотність»